Vous organisez un salon, un congrès, une foire ou des journées professionnelles. Les inscriptions arrivent par mail, les ateliers se remplissent dans un tableur, les badges s’impriment la veille au soir, et le jour J quelqu’un compte les entrées de tête. REDSOYU a construit un dispositif qui reprend tout ça à son compte, que l’entrée soit gratuite ou payante, depuis le formulaire d’inscription jusqu’au dernier scan à la porte.
Les inscriptions et les billets
Vos participants s’inscrivent en ligne, sur un site à vos couleurs. Chacun reçoit son billet avec un QR code, valable pour la ou les journées qu’il a choisies. Le formulaire demande ce que vous avez besoin de savoir, et rien d’autre : fonction, société, régime alimentaire, autorisation de droit à l’image.
Vendre les billets
Un salon à entrée libre et un congrès à plusieurs dizaines de milliers de francs la place ne posent pas les mêmes questions. La billetterie payante fait partie du dispositif.
Vous créez autant de catégories de billets que nécessaire, chacune avec son prix, son quota et sa période de vente. Le tarif préférentiel des premières semaines s’arrête tout seul à la date que vous avez fixée, le tarif étudiant se ferme au bout de cinquante places, le pass trois jours et la journée à l’unité cohabitent sans que vous ayez à arbitrer. Chaque catégorie peut aussi avoir son propre formulaire : on ne demande pas les mêmes informations à un exposant et à un visiteur.
Le paiement en ligne se fait par carte bancaire, avec une solution adaptée aux banques du fenua. Pour les entreprises et les institutions qui règlent autrement, le virement, le chèque et les espèces sont prévus : la commande reste en attente, vous la validez à réception, et le billet part à ce moment-là. Le billet lui-même est un PDF à vos couleurs, avec son QR code.
Ce QR code est celui qui ouvrira la porte le jour J. Le billet payé et le contrôle d’accès sont la même chaîne, il n’y a rien à ressaisir entre les deux. De votre côté, vous suivez les commandes au fil de l’eau et vous exportez la liste des participants quand vous en avez besoin.
La réservation des ateliers
C’est la partie qui coûte le plus cher en heures de secrétariat. Chaque atelier a ses horaires et sa capacité. Le système refuse deux sessions qui se chevauchent, ferme les inscriptions quand la salle est pleine, et tient le compte en temps réel. Vos participants composent leur programme eux-mêmes ; plus personne n’arbitre à la main.
Quand un atelier affiche complet, les demandes suivantes basculent en liste d’attente. Une place se libère, elle repart aussitôt à la personne suivante, qui est prévenue par mail. Sur le dernier événement, vingt places ont été récupérées comme ça, sans que l’organisateur ait à s’en occuper.
Le contrôle aux portes
Le jour J, vos agents scannent les QR codes à l’entrée des salles depuis un téléphone. La réponse est immédiate : cette personne est-elle attendue ici, à cette heure, ce jour-là ? Billet du mauvais jour, atelier non réservé, place restée en liste d’attente, QR déjà passé : chaque cas s’affiche en clair, et l’agent garde la main sur la décision.
La question qui vient toujours, c’est celle de l’affluence à l’ouverture. Un scan prend une seconde, plusieurs postes tournent en parallèle, et le système suit sans broncher : sur trois jours, six postes ont absorbé 1 651 lectures.
Les mails partent tout seuls
Confirmation d’inscription, récapitulatif des ateliers réservés, rappel la veille, information de dernière minute. Les messages sont écrits une fois, puis ils partent au bon moment aux bonnes personnes. Un événement récent en a envoyé près de deux mille cinq cents, répartis sur treize messages différents.
Après l’événement
Un questionnaire de satisfaction part vers les participants. Vous recevez ensuite un bilan chiffré : qui est venu et combien de fois, quels ateliers ont rempli, lesquels sont restés vides, quel est votre taux d’absence réel. L’édition suivante se prépare alors sur des faits, pas sur des impressions.
Ce que ça a donné sur le terrain
Le dispositif a tourné en conditions réelles sur un congrès professionnel de trois jours au fenua, en septembre 2026. Il a géré 437 inscrits, 37 sessions réparties sur deux salles, 893 mouvements de réservation d’ateliers en comptant la liste d’attente, et enregistré 1 470 admissions aux portes.
Sur les 181 scans qui n’ont pas ouvert de porte, aucun ne venait d’un bug. C’étaient des billets présentés le mauvais jour, des personnes arrivées à un atelier qu’elles n’avaient pas réservé, des QR codes déjà passés une première fois. Le système a reconnu chaque situation et l’a affichée à l’agent, au lieu de le laisser trancher à l’aveugle avec une file d’attente derrière lui.
À qui ça s’adresse
Salons professionnels, congrès et colloques, foires, séminaires d’entreprise, journées portes ouvertes, événements institutionnels. Dès qu’il y a des inscriptions à recueillir, des places à répartir et une porte à tenir, le dispositif a sa place, que vous attendiez cent personnes ou mille.
Parlons de votre événement
On part de votre programme, de vos salles et de vos contraintes, pas d’un gabarit à remplir. Dites-nous ce que vous préparez et quand, on vous dira ce qui est faisable et dans quels délais.
REDSOYU
Téléphone : (+689) 40 85 60 72
E-mail : info@redsoyu.com
Site : redsoyu.com
REDSOYU est l’agence qui édite Tahiti Agenda.